Avec le lancement des formations professionnelles sur FUN MOOC, la plateforme s'enrichit d'un tableau de bord dédié aux équipes en charge du suivi des formations.
En tant que gestionnaire de formation continue, vous avez accès à cet espace d'administration pour consulter les inscriptions de vos stagiaires. C'est également depuis cette interface que la direction du service peut contresigner les contrats de formation liés à votre établissement.
1. Accéder à votre tableau de bord d'administration
Pour accéder à ce tableau de bord d'administration, vous devez au préalable posséder un compte validé sur la plateforme FUN MOOC et avoir été inscrit depuis le back-office de la plateforme comme gestionnaire de votre établissement. Rapprochez-vous de votre contact FUN si ce n'est pas le cas.
- Connectez-vous à la plateforme FUN MOOC depuis https://lms.fun-mooc.fr/login ou en cliquant sur le bouton CONNEXION
- Cliquez sur votre prénom et nom et sélectionnez Tableau de bord d'administration
L'entrée Tous mes cours et formations permet de consulter les cours et formations que vous suivez en tant que membre de l'équipe enseignante. Si vous n'êtes en charge que du volet administratif, il est normal que cette entrée soit vide.
- Sur la colonne de gauche, choisissez votre établissement en cliquant sur son logo
Dans cet article, nous partons du principe que l'établissement dont nous sommes gestionnaire est France Université Numérique.
2. Découvrir l'espace dédié à votre établissement
Que vous soyez gestionnaire ou directeur de service de formation continue, vous accédez aux mêmes informations depuis cet espace. La seule différence réside dans la possibilité, pour le rôle de directeur de formation continue, de signer les conventions. Cette procédure est détaillée dans cette partie : 3. Signer les contrats de formation (direction du service de formation continue).
Suivi d'une formation spécifique (entrée Cours)
Une fois dans l'accueil de votre établissement au niveau de l'entrée Cours, vous pouvez consulter toutes les sessions de cours et formations diffusées par votre établissement sur la plateforme FUN MOOC.
En cliquant sur une formation, vous accédez aux informations générales, aux statuts des contrats de cette formation, à la liste des apprenants affectés à votre établissement ainsi qu'à un lien vers son syllabus.
Informations générales
Sur cette vue, vous retrouvez toutes les sessions diffusées pour cette formation ainsi que les dates de diffusion, leur statut et un bouton d'accès à l'espace de cours sur le LMS (que vous pouvez consulter si vous y avez été inscrit par votre contact du FUNIP).
Contrats de formation
Cette entrée liste les contrats de formation spécifiques à la formation que vous avez sélectionnée. Pour la vue globale des contrats pour toutes les formations, voir Suivi global des contrats de formation.
Un menu déroulant vous donne accès au suivi de l'état de la signature :
L'indicateur du nombre de contrats à signer ne s'affiche que si vous êtes habilité-e à les contresigner :
La validité du contrat avant contre-signature est limitée. En tant que signataire, vous devez contresigner le contrat dans les 99 jours suivant la signature de l'apprenant. Une notification de LexPersona est transmise aux signataires pour les informer des contrats en attente.
Apprenants
Cette entrée affiche la liste de tous les apprenants qui ont été affectés à votre établissement, la date de leur inscription à la formation ainsi que leur statut :
- À signer (par votre établissement)
- En attente de la signature de l'apprenant
- Inscrit (une fois le contrat signé par les 2 parties).
Le bouton Contacter vous permet d'écrire aux apprenants via votre client de messagerie.
Suivi global des contrats de formation
Si vous ne sélectionnez pas de formation spécifique via l'entrée Cours, vous retrouvez la liste complète de l'état des contrats de formations pour votre établissement depuis l'entrée Contrats de formation.
3. Contresigner les contrats de formation (direction du service de formation continue)
Pour rappel : si vous êtes habilité-e à signer les conventions, vous verrez une indication au niveau de l'entrée Contrats de formation avec le nombre de contrats en attente de signature ainsi qu'un bouton rouge vous permettant de signer les contrats par lot.
- Cliquez sur Signer tous les contrats de formation en attente
L'interface de la solution LexPersona s'ouvre et affiche le premier contrat en attente de signature.
- Faites défiler la fenêtre jusqu'au bas du document et cliquez sur Suivant
Cette action est à répéter autant de fois qu'il y a de contrat en attente de signature.
A cette étape, vous pouvez cliquer sur l'icône de flèche si vous souhaitez télécharger le contrat au format PDF.
- Une fois tous les contrats parcourus, cochez "J'accepte de signer les documents et j'accepte les Conditions Générales d'Utilisation de la plateforme" et cliquez sur Suivant
En dépliant chaque contrat, vous accédez aux boutons de prévisualisation et de téléchargement :
- Vous pouvez dessiner votre signature dans la zone dédiée ou charger une image de votre signature au format JPEG, PNG ou GIF.
- Le prochain écran affiche votre prénom et nom sur la première ligne uniquement (rien d'anormal). Cliquez sur Suivant
Durant la phase de vérification d'identité, LexPersona vous transmet un code à 6 chiffres par e-mail. Vous avez 3 minutes pour renseigner ce code dans la fenêtre.
- Renseignez ce code et cliquez sur Signer
Une étape de validation s'enclenche :
Comme indiqué sur l'interface, cette opération peut prendre quelques minutes. Ne fermez pas cette page !
Une fois la signature validée, vous recevez un message de LexPersona avec un lien de téléchargement du contrat et la confirmation que la procédure est arrivée à son terme pour chaque contrat signé :
Sur votre tableau de bord d'administration, la liste "En attente de signature" est désormais vide.
Le bouton Demander une archive des contrats vous permet de télécharger au format PDF tous les contrats signés par les 2 parties :
Bravo, vos signatures sont à jour ! 🎉
Vos stagiaires sont notifiés que leur contrat a été contresigné. Ils peuvent le télécharger depuis leur tableau de bord apprenant ou via le lien reçu par e-mail.
Mise à jour